コラム

クライアント企業の数々の実テーマ支援に取り組んできたコンサルタントのコラムの他、
体系的な製品開発手法やイノベーション支援ソフトGoldfireの導入・推進のヒントをお届けします

catch-img

社内のナレッジギャップを解消し、エンジニアのオンボーディングを加速する ~ Goldfireで実現する、”管理”ではなく”活用”のための、ナレッジマネジメント・ナレッジ共有(2)


​​​​​​​​​​​​​​鹿倉プロフィール


こんにちは、IDEAの鹿倉です。


前回のコラムでは、製品開発や技術開発におけるナレッジマネジメント、ナレッジ共有について、そうした取り組みを継続的に実践することがなぜ難しいか、その問題点を知識検索ソリューション「Goldfire(ゴールドファイア)」でどう解決できるか、をご紹介しました。


今回は、エンジニアのオンボーディング支援という視点から、Goldfireによる社内ナレッジ共有の効果についてお話しします。


目次[非表示]

  1. 1.オンボーディングとは
  2. 2.オンボーディングを妨げる「ナレッジギャップ」
  3. 3.コミュニケーションツールの進歩で「ナレッジギャップ」は埋まったか?
  4. 4.Goldfireを使えば、「知識の土地勘」を効率良く獲得できる
  5. 5.Goldfireを使えば、新メンバーが知らない社内の「エキスパート」を探せる


社内ナレッジの探索を含む、
Goldfireの利用目的別の無料Webセミナーを開催中です。
詳細と参加申し込みはこちらから

  Goldfire活用 Webセミナー(目的別に3種類のセミナーを開催中) エンジニアの「知識の活用」を支援するイノベーション支援ソフトウェア「Goldfire」。 Goldfireで何ができるか? どう使えるか?...利用シーン別の使い方を各1時間で紹介するWebセミナーです。 株式会社アイデア


Goldfireの知識検索機能の紹介資料はこちらから

  資料ダウンロード|Goldfire|エンジニアのための知識検索ツール Goldfireの知識検索機能を紹介する資料をダウンロードいただけます。最先端の意味検索テクノロジーに基づいて、エンジニアの知識の発見・活用を支援します。 株式会社アイデア

​​​​​​​


オンボーディングとは


オンボーディングとは、飛行機や船などの”乗り物に乗る”という意味の「on-board」という言葉に由来します。企業の人事、人材開発の分野では、組織に加わった(on-boardした)新しい社員がいち早く力を発揮できるように、業務に必要なスキルや知識の獲得を支援したり、組織に馴染めるように支援するための一連の施策のことをいいます。


新卒やキャリア採用した人材に対する取り組みを指すことが多いようですが、本質的には、そうした外部から”乗船”した人に限らず、人事異動や組織変更、プロジェクトチームの創設などによって社内からその組織やプロジェクトに”乗船”した人もオンボーディングの対象となります。



オンボーディングを妨げる「ナレッジギャップ」


みなさんも、新卒で就職したときや、転職したとき、あるいは異動で違う部門に配属されたときなど、新しい組織でうまく仕事を進めるには”知るべきことが途方もなく多く”感じられて、文字通り途方に暮れた経験がありませんか?


以前からその組織にいる周囲の人たちは、自分が知らない圧倒的な「内部ナレッジ」の上で仕事をしている。自分にはその「内部ナレッジ」がない。


この「ナレッジ(知識の)ギャップ」は、新しいメンバーがいち早く戦力として成果を出すことを妨げるだけでなく、場合によってはモチベーションを下げることにも繋がります。


筆者は、何度か転職を経験していますが、その度に多かれ少なかれ途方に暮れてきました。


もちろん前任者からの引継ぎ資料などはありました(一番多いときで両袖の机の引き出し二つ分、一番少ないときはファイルフォルダひとつ分)。しかしどう考えても、そうした引継ぎ資料に記載されている”一本道”みたいな情報や知識だけで仕事が成立していたわけがなく、その仕事を効果的にやりたいなら「知るべきこと、知りたいこと」、そういう周辺知識が他にも数多くあったはずです。


それならば、部内や社内の周りの人に尋ねて回ればいいわけですが(もちろんそうしました)、それはそれでなかなか大変なのは想像に難くないでしょう。


そもそも自分が「何を知らないのか、何を知るべきなのか」を、自分自身でも良く分かっていない(必要な知識について”土地勘”がない)。そんな状況で、見るからに忙しそうな人たちに声をかけて、はっきりしない私の疑問のために時間を取ってもらうのは、かなり気の重い仕事でした。



コミュニケーションツールの進歩で「ナレッジギャップ」は埋まったか?


筆者は営業職ですし、このコラムを読まれているみなさんの技術系の組織では、仕事のやり方は昔からもっときちんと整備されていたでしょう。私の例はちょっと極端過ぎるかもしれません。


それに私が仕事を始めた頃は、電子メールなんてない時代。「メール」と言えば「郵便で送る何か」を指し、海外と連絡を取るときは、「PLS CNFM ASAP」なんていう新参者にとっては意味不明の暗号みたいなメッセージをテレックスで送っていた時代です。


今は、”情報や知識が生まれ、記録され、共有される仕組み”は格段に多様化し進歩しています。特に2020年春からのコロナ禍の期間にリモートワークが定着し、仕事の進め方にしても、そこから生まれる情報や知識にしても、「デジタル化」が一気に進んだ企業が多いでしょう。


しかし、コミュニケーションのためのテクノロジーが圧倒的に進歩した今、組織内の「ナレッジギャップ」は、本当に解消されつつあるのでしょうか?


私たちが仕事をする上で”利用できるはずの知識”は、より深く、より幅広く拡大しています。しかしそれにつれて、新人、中堅、ベテランを問わず、「知るべきこと、知りたいこと」に到達できない「ナレッジギャップ」は、むしろ大きくなっているのが現状ではないでしょうか?


「もうフォローし切れないから半ば諦めてる」という声は、ベテランや中堅のエンジニアからも聞こえませんか? しかし、フォローできないからといって些末な情報とは限りません。今は自分のアンテナに届かない情報でも、今後別の課題に取り組むときには、そうした情報や知識が欠かせない知見として活かせる場合もあるはずです。


いざ必要となったときに、必要とする情報、知識に到達するための「ナレッジギャップを埋める」有効な手段が、今の貴社の組織にはありますか?



Goldfireを使えば、「知識の土地勘」を効率良く獲得できる


Goldfireは、エンジニアの「知識の発見」を支援する、最先端の知識検索ソリューションです。


新しいメンバーのオンボーディング支援という視点で見た場合、Goldfireを使う大きなメリットは、Goldfireが新メンバーに短時間で「知識の土地勘」を与えてくれることです。


前回のコラムでも取り上げた「腐食について調査する」例に沿って紹介します。
例えば、今あなたは新しく配属された部署で、「腐食」に関する技術課題に取り組もうとしています。しかし、あなたは配属されたばかりなので、今まで社内や部内で「腐食」に関して、どんな問題を扱い解決してきたか、どんな情報や知見があるのか知りません。誰か詳しい人がいたら助言をもらいたいところですが、それが誰かも知りません。そんな状況を想像してください。



社内にはどんな知見があるのだろう?

参考になりそうな情報があることを祈って、キャビネットに保管されているフォルダを片っ端から取り出してみたり、社内の共有ファイルサーバーの(こちらは仮想的な)フォルダを片っ端から開いてみたりする代わりに、あなたはブラウザからGoldfireを起動し、「腐食」というクエリを入力して検索を実行します。


すると数秒も待たないうちに、Goldfireは、あなたの社内では、

  • 過去にどのような種類の腐食に取り組んだことがあるか
  • 腐食はどこで発生したか
  • 腐食を引き起こしたのはどのような原因だったのか
  • 腐食によりどんな影響があったか
  • 腐食を防ぐ回避策としてはどのような手を打ったのか

といった、あなたが「腐食」について検討するなら必ず調査するはずの事柄について、社内にはどのような知見があるのか、分類・整理して表示してくれます。


その他にも、エンジニアであれば腐食について知りたいはず、知るべきはずの多様な情報(例えば「腐食の深さ」に関する知見など)を、膨大な社内文書情報からほぼ瞬時に抽出し、分類・整理して表示します。


Goldfireは、社内にどのような知見や情報があるか、瞬時に抽出し、整理して表示する



このように、Goldfireでは、まずはあなたが配属された部門や社内には「腐食」についてどのような情報や知見があるかの「ナレッジの全体像」を俯瞰して、さらにそこから様々な切り口で「腐食」に関する個々の知識やノウハウを掘り下げて調査することができます(例えば、特定の種類の腐食について、どのような原因で発生し、どのような影響が出て、どのような予防策を講じたのか、など)。


この圧倒的なスピードで、あなたが取り組もうとしている課題についての「知識の土地勘」を得られることが、ナレッジギャップを解消して、エンジニアのオンボーディングを支援するという視点から見た、Goldfireの大きなメリットです。



Goldfireを使えば、新メンバーが知らない社内の「エキスパート」を探せる


どんなに文書化された知見(形式知)を調べることができても、もしあなたの組織の中に専門知識豊富な「その道のエキスパート」がいるのであれば、その人の助言を求めない手はありません。それに直接話をすることで、組織の中の人との繋がりが生まれます。それは文書をいくら読んでいてもなし得ないことです。


しかし、この社内の「その道に詳しい人」を探すことは、とても難しい、そしてとても時間がかかるのが現実です。


企業によっては、各エンジニアの得意領域をリストアップした「スキルマップ」をデータベース化しているところもあるでしょう。しかし、あなたが今取り組もうとしている課題が、スキルマップに得意領域や知見としてリストされているとは限りません。
前回のコラムで書いたように、「どんな切り口でナレッジを探すかは、必要になったそのときでないと分からない。予めナレッジを探す切り口を網羅的に予想して分類タグを付ける、といった作業は非現実的」だからです。


またTeamsやSlackのようなコミュニケーションツールで、「どなたか腐食について詳しい方いませんか?」と広く組織内に助言を求める手もあるでしょう。しかし、手を挙げてくれた人が、腐食の中でもあなたが取り組もうしている課題について詳しいかどうかは分かりません。本当に詳しい人は、実はそのチャットを見ていない別の人かもしれません(組織の中で毎日流れてくるチャットをうっかり見落とすことなんて日常茶飯事のはずです)。


つまり「人を探す」上でも、予備知識のない”丸腰のまま探す”のではなく、その組織の中の「”知識+人”の土地勘」を備えてから、ピンポイントに人を探す方がずっと効率が良いし、現実的な方法です。


この「知見の持ち主」探し(いわゆる「Know-Who」)をやり易くするために、Goldfireは、文書情報からその著者名や、文書の中で参照されている人の名前、組織(部門)の名前といった情報を抽出します。その機能を活用することにより、


「腐食」で検索

Goldfireは、「腐食」に対する検索結果と併せて、
「著者名」や「参照されている人・組織」の情報を抽出

「著者」「人・組織」で検索結果を絞り込み

その「人」や「部署」が持つ知識を探索
(その人は、その部署は、「腐食」についてどんな知見を持っている?)


を、社内文書情報に基づいて探すことができます。それにより、あなたは「腐食について詳しいのはこの人らしいぞ。その人は腐食の中でも特にこうした事柄に経験が深そうだ」とアタリをつけてから、その上で助言を求めに行くことができます。


頼まれる方にしてみても、”丸腰”で来られるより、「知識の土地勘」を得た上で来られた方がずっと話を聞きやすいし、助言もしやすいでしょう(おそらく、そうすることで、人間関係づくりとしても良い結果が得られるはずです)


Goldfireにより、社内のどの部署や人が専門知識を持っているか示唆してくれる




今回のコラムでは、エンジニアのオンボーディング支援という視点から、Goldfireによる社内ナレッジの共有が、

組織の「知識の土地勘」を獲得する

組織の「エキスパート」を探す

の二つの点でどのように有効かをご紹介しました。


Goldfireによる社内ナレッジ共有、再利用の促進については、下記のGoldfire活用Webセミナー(無料)の「Goldfireによる社内ドキュメント・ナレッジ探索」編でご紹介しています。是非ご参加ください。
またGoldfireの知識検索ソリューションの概要を紹介する資料も、下記リンクよりダウンロードできます。


鹿倉@アイデア


社内ナレッジの探索を含む、
Goldfireの利用目的別の無料Webセミナーを開催中です。
詳細と参加申し込みはこちらから

  Goldfire活用 Webセミナー(目的別に3種類のセミナーを開催中) エンジニアの「知識の活用」を支援するイノベーション支援ソフトウェア「Goldfire」。 Goldfireで何ができるか? どう使えるか?...利用シーン別の使い方を各1時間で紹介するWebセミナーです。 株式会社アイデア


Goldfireの知識検索機能の紹介資料はこちらから

  資料ダウンロード|Goldfire|エンジニアのための知識検索ツール Goldfireの知識検索機能を紹介する資料をダウンロードいただけます。最先端の意味検索テクノロジーに基づいて、エンジニアの知識の発見・活用を支援します。 株式会社アイデア



鹿倉 潔
鹿倉 潔

貴社の課題を
私たちにお気軽にご相談ください

お電話でのお問い合わせはこちら
ご不明な点はお気軽に
お問い合わせください。
開発力を強化するメソッドが
わかる資料はこちら

人気記事ランキング

カテゴリ一覧

タグ一覧