コラム

クライアント企業の数々の実テーマ支援に取り組んできたコンサルタントのコラムの他、
体系的な製品開発手法やイノベーション支援ソフトGoldfireの導入・推進のヒントをお届けします

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社内ナレッジを製品開発、技術開発に活用できていますか? ~ Goldfireで実現する、”管理”ではなく”活用”のための、ナレッジマネジメント・ナレッジ共有(1)


​​​​​​​​​​​​​​鹿倉プロフィール


こんにちは、IDEAの鹿倉です。


自社が現在に至るまでに獲得、蓄積した知識やノウハウを有効活用して、製品開発や技術開発をもっと効率良く進めたい。社内ナレッジを有効活用することで、開発設計者、技術者などエンジニアの生産性や創造性をもっと向上させたい。


そのための施策として、ナレッジマネジメントやナレッジのデータベース化に取り組む企業は少なくありません。しかし、ナレッジマネジメント、ナレッジ共有を継続的に成功させることは、一筋縄では行きません。


本コラムでは、まず社内ナレッジを共有、再利用する仕組みづくりの難しさ(実際にIDEAのクライアント企業が共通して挙げる要因)について触れて、次にイノベーションを支援する知識検索ソリューション「Goldfire(ゴールドファイア)」により、製品開発・技術開発プロセスにおける社内ナレッジ共有、再利用の問題をどう解決できるかをご紹介します。


目次[非表示]

  1. 1.ナレッジマネジメント、ナレッジ共有の難しさ
  2. 2.Goldfireは、社内に散在する文書情報を知識ベース化し、必要なときに必要なナレッジを引き出せる
  3. 3.Goldfireは、「形式知」になっていない「暗黙知」を得るために、「Know-Who」にも活用できる
  4. 4.社内のナレッジは調べた。”では異業種や異分野のナレッジは?”Goldfireは、業種や技術分野の垣根を越えて、社外ナレッジも調べられる



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ナレッジマネジメント、ナレッジ共有の難しさ


従来からのナレッジマネジメントには次のような課題があります。


<従来のナレッジマネジメントの問題点>

  • ナレッジの統合はいつまでも完了しない(ナレッジとその種類は日々拡大し続ける)

  • 文書の分類ルールはすぐに陳腐化する(ルールの見直し作業の繰り返し)

  • ナレッジの追加・蓄積を習慣化し、継続するのは難しい(熱心なのは最初だけ)

  • どんな切り口でナレッジを探すかは、必要になったそのときでないと分からない(予めナレッジを探す切り口を網羅的に予想して分類タグを付ける、といった作業は非現実的)

  • 社内にどのような情報や知識があるかを知らない人にとっては、そもそも何処を探せばいいか、何を探せば良いか、が分からない


これらの問題点は、皆さんの企業や部門の今までの取り組みにも当てはまりませんか?


「ナレッジマネジメント、ナレッジ共有を推進しよう」と新しいルールやツールを導入すると、最初はみんな熱心に取り組むのだが、しばらくするとルールもツールも形骸化して使われなくなる...。何年かに一度ずつそんな取り組みを繰り返してきた...。


​​​​​​​最先端の知識検索ソリューション「Goldfire」は、製品開発・技術開発プロセスにおける、そうした社内ナレッジ共有、再利用の問題を解決します。



Goldfireは、社内に散在する文書情報を知識ベース化し、必要なときに必要なナレッジを引き出せる


Goldfireを使えば、社内の様々な場所に散在する文書情報を何ら加工(分類ルールの策定やタグ付け)することなくそのまま索引付し(知識ベースの構築)、そこから必要なときに必要な切り口から、適切な情報・ナレッジを取り出すことができます。


社内の文書情報は、日々追加され更新されていきます。Goldfireのスケジューリング機能を使えば、定期的に索引データベースは追加・更新され、知識ベースは最新の状態に維持されます。


例えば、今あなたは「腐食」に関する技術課題に取り組もうとしています。
開発した製品に腐食が発生してしまったので、その原因を究明し防止策を考えなければならない、そのために「腐食」に関して、今まで社内でどんな問題を扱い解決してきたか、どんな情報や知見があるかを調べたい。そんな状況を想像してください。



社内ナレッジが活用できれば、課題解決をより効率良く進めることができる


あなたは、ブラウザを開いてGoldfireを起動し、あなたの会社の様々な文書情報(技術報告書、トラブルシューティングレポートなど)を索引付けした「社内文書の知識ベース」を選択します。
そして、「腐食」とクエリを入力し検索を実行します。



Goldfireは、社内にどのような知見や情報があるか、瞬時に抽出し、整理して表示する


すると、Goldfireは、数秒も待たないうちに、あなたの社内では、

  • 過去にどのような種類の腐食に取り組んだことがあるか
  • 腐食はどこで発生したか
  • 腐食を引き起こしたのはどのような原因だったのか
  • 腐食によりどんな影響があったか
  • 腐食を防ぐ回避策としてはどのような手を打ったのか

といった、あなたが「腐食」について検討するなら必ず調査するはずの事柄について、社内にはどのような知見があるのか、分類・整理して表示してくれます。


その他にも、エンジニアであれば腐食について知りたいはず、知るべきはずの多様な情報(例えば「腐食の深さ」に関する知見など)を、膨大な社内文書情報からほぼ瞬時に抽出し、分類・整理して表示します。


Goldfireでは、まずあなたの社内には「腐食」についてどのような情報や知見があるかの「ナレッジの全体像」を俯瞰して、さらにそこから様々な切り口で「腐食」に関する個々の知識やノウハウを掘り下げて調査できます(例えば、特定の種類の腐食について、どのような原因で発生し、どのような影響が出て、どのような予防策を講じたのか、など)。


またあなたがこうして「腐食」について調査する中で発見した有用な情報は、あなた自身のため、また社内の他のユーザの参考になるように、調査結果(の収集)として保存し共有することもできます。



Goldfireは、「形式知」になっていない「暗黙知」を得るために、「Know-Who」にも活用できる


もちろん製品開発や技術開発に必要な知識すべてが、文書情報として形式知化されているわけではありません。


実際には、特定の人の経験やノウハウといった暗黙知としてのみ蓄積されている知識も沢山ありますし、そうした暗黙知の持ち主から話を聞く、あるいは対話するプロセスを通して、問題解決のヒントや判断の拠り所となる知識が得られる、ということも多いはずです。


つまり、社内にいる(かもしれない)「知見の持ち主」を探すことも、問題解決や判断に重要な要因となります。


ところが、この社内の「知見の持ち主」を探すことは、意外にもとても難しいのが現実です。さらに、相手が人間だけに、探すのにもとても時間がかかります。


この「知見の持ち主」探し(いわゆる「Know-Who」)のハードルを下げるために、Goldfireは、文書情報からその著者名や文書の中で参照されている人の名前、あるいは組織(部門)の名前といった情報を抽出します。その機能を活用することにより、


「腐食」で検索

Goldfireは、「腐食」に対する検索結果と併せて、
「著者名」や「参照されている人・組織」の情報を抽出

「著者」「人・組織」で検索結果を絞り込み

その「人」や「部署」が持つ知識を探索
(その人は、その部署は、「腐食」についてどんな知見を持っている?)


ということを、社内文書情報に基づいて探すことができます。


Goldfireにより、社内のどの部署や人が専門知識を持っているか示唆してくれる



社内のナレッジは調べた。”では異業種や異分野のナレッジは?”
Goldfireは、業種や技術分野の垣根を越えて、社外ナレッジも調べられる


ここまでは、「自社が獲得、蓄積してきた知識やノウハウを有効活用して、製品開発や技術開発を効率良く進めたい」という視点から、知識検索ソフトウェア「Goldfire」による、社内文書情報に基づくナレッジ共有や再利用についてお話してきました。


社内情報の知識データベース化と検索機能に加えて、Goldfireは、1億件を超える特許・文献・工業規格などの文書から構成される知識ベースを備えています(Goldfireを導入すれば、直ぐに利用できます)。これらは、あたなの会社にとって「社外の知見」のデータベースとなります。


先ほどの「腐食」の例でいえば、まずは「社内知見のデータベース」で「腐食」に関する知見を調査し、次は「社外知見のデータベース」で、競合企業や異業種、あるいは異分野の企業が持つ知見から「腐食」について、業種や技術分野の壁を越えて短時間で調査することができます。




次回のコラムでは、エンジニアのオンボーディング支援という視点から、Goldfireによる社内ナレッジ共有の効果についてお話しする予定です。


Goldfireによる社内ナレッジ共有、再利用の促進については、下記のGoldfire活用Webセミナー(無料)の「Goldfireによる社内ドキュメント・ナレッジ探索」編でご紹介しています。またGoldfireの知識検索ソリューションの概要を紹介する資料をダウンロードできます。


鹿倉@アイデア


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