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こんにちは、IDEAの鹿倉です。

本シリーズ第１回のコラムでは、製品・技術開発におけるナレッジマネジメント、ナレッジ共有について、そうした取り組みを継続することがなぜ難しいか、その問題点を知識検索ソリューション「Goldfire（ゴールドファイア）」でどう解決できるか、を紹介しました。

次に第２回のコラムでは、エンジニアのオンボーディング支援という視点から、Goldfireによる社内ナレッジ共有の効果についてお話ししました。

今回は、社内の情報・ナレッジを検索する際の、「ドキュメントを探す、ナレッジを探す、キーマンを探す」という３つのシチュエーションについて、それぞれの課題と、Goldfireの活用についてご紹介します。

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社内の情報・ナレッジを探すときの３つのシチュエーション

私たちIDEAからGoldfireを導入いただき、社内のナレッジ共有や再利用に取り組まれているクライアント企業の方と話をしていると、社内の情報やナレッジを探す際、次の３つのシチュエーションがあることに気づきます。

１）ドキュメントを探したい
２）ナレッジを探したい
３）キーマンを探したい

３つの場合それぞれで、探す目的や探すときの切り口も少しずつ違い、探す難しさ（課題）も変わってきます。

”ドキュメント（文書ファイル）を探す”ときの課題

「いま取り組んでいるプロジェクトと類似の案件が過去にもあったはずだ。そのときの仕様書、報告書や提案書を参照したい」、「この評価作業をするときには、どの手順に従えばいいのだろう？　標準手順書がどこかにあるはずだが」．．．

毎日、私たちはごく普通に、特に何かを意識することもなく、自分のパソコンや社内のファイルサーバーに保存されている文書ファイルを探し、それらを利用しながら仕事をしています。

しかし、長年に渡り蓄積された膨大なファイル群から、目的とするドキュメントを特定するのは決して容易なことではありません。

特に多くのメンバーで共有利用するファイルサーバーなどでは、フォルダー階層やファイルが日々複雑化し増えていくので、「探している文書がどのフォルダーの中に保存されているのか、どんなファイル名で保存されているのか、さっぱり見当もつかない」といったことが容易に起こりえます。

「目的のドキュメントを探すのに、ものすごく時間がかかった」、「探してみたが、結局見つからなかった」、「苦労して見つけたのに、中身は思っていた内容ではなかった」、「探すのが大変そうなので、最初からあきらめて探していない」．．．こうした状況では、社内に蓄積された情報・ナレッジは有効に活用できません。

”ナレッジを探す”ときの課題

「これから取り組む課題について、既に社内のどこかで似た課題に取り組んだことがあるかもしれない。そのときはどんなやり方でうまく行ったのか（あるいは失敗したのか）、そこで得られた知見を知りたい」、「品質問題が発生した。この問題の原因について、社内に何か参考になる知見はないだろうか？」．．．

この場合、探したいのは特定のドキュメントではなく、取り組もうとする課題に対するナレッジ（情報・知見）そのものとなります。

従来のやり方ではナレッジそのものを直接探すのは難しいため、例えば腐食の発生の原因を調べるような場合、まずは「〇〇の腐食」と検索して関連しそうな文書を探し出し、それらを読んで参考になる情報はないか探したり、あるいはもう少し効率的に探そうと「〇〇の腐食　原因」のようなクエリで検索して、原因について記述がありそうな文書に絞り込んで読んでみる、というやり方をされていると思います。

しかし、このやり方には３つの問題があります。

一つ目の問題は、文書をひとつひとつ読んで、探している情報・ナレッジを拾っていかなければならないので、対象文書が多くなると、それだけで大変な時間と労力がかかること。対象文書が多い場合、実際には、それらの中から”あたりをつけて”、文書を選択して読んでいくと思いますが、その”あたりをつける”ためには、適切に対象文書を絞り込むことも必要です。

二つ目の問題は、探している情報・ナレッジを見つけ出すためにはどんなクエリを入れたらいいのか、検索クエリの選択は想像以上に難しいことです。
例えば、〇〇が腐食した原因について調べたいとき、対象文書の中でもそれが「原因」と表現されているとは限りません。もし「沿岸地域特有の塩分を多く含んだ空気に長時間晒されることにより、腐食が発生する場合がある」と書かれていたら（この文章には「原因」というキーワードが出てこない）、「〇〇の腐食　原因」で検索しても、この文書は検索結果に出てこないか、出てもずっと後ろの方にリストされていて、気づかないまま終わってしまうかもしれません。

三つ目の問題は、ある課題に取り組む際に必要となるナレッジは多岐に渡るのに、この方法では、そうした多岐に渡るナレッジを短時間で獲得したり、整理することができません。
例えば、腐食という課題に取り組むのであれば、どんな種類の腐食がどんな場所で発生するのか、それぞれどんな原因が考えられているのか、腐食が進むとどんな影響があるか、どのように回避すればよいのか、そうした点も当然知る必要があるでしょう。
しかし、それら全部を調べようとすれば、膨大な文書を読んで、関連するナレッジを拾い集めて、自分で整理していくしかありません。

”キーマンを探す”ときの課題

製品開発や技術開発に必要なナレッジすべてが、文書情報として形式知化されているわけではありません。

実際には、特定の人の経験やノウハウといった暗黙知としてのみ蓄積されているナレッジも沢山あります。そうした暗黙知の持ち主から話を聞く、あるいは対話するプロセスを通して、問題解決のヒントや判断の拠り所が得られる、ということも多いはずです。

つまり、社内にいる（かもしれない）「知見の持ち主（キーマン）」を探すことも、問題解決や判断に重要な要因となります。

ところが、この社内の「知見の持ち主」を探すことは、とても難しいのが現実です。相手が人間だけに、探すのにとても時間がかかります。さらに探すことができたとしても、簡単に話を聞きに行けないことも多いでしょう。相手が役職者だったり、他部門の人だったり、すごく忙しそうにしていたらなおさらです。

話を聞きに行く際には、その人がどのような技術や課題に取り組んできたのか、話を聞きたいポイントはどんなところか？、など、予め調べられることは調べてから聞きに行きたいはずです。そうすることで、より適切な質問をし、話を聞くことができるでしょう。

しかし、だからと言って、それをするために、その人が関わってきたプロジェクトの報告書や技術資料を片っ端から読んでみる、なんていう時間はとてもないはずです。

Goldfireで、”ドキュメント・ナレッジ・キーマンを探す”

Goldfireは、エンジニアの「知識の発見」を支援する、最先端の知識検索ソリューションです。

”ドキュメントを探す”

まず、”ドキュメント（文書ファイル）を探す”シチュエーションを見てみましょう。
Goldfireの大きな特長は、目当てのドキュメントを探すための有効な手がかりを、Goldfireが自動的に抽出して提示してくれること、そして目当てのドキュメントだけでなく、関連性の高いその他のドキュメントに辿り着くための新たな気づきも与えてくれることです。

例えば、Goldfireで検索を実行すると、検索クエリにヒットする文書が、どこのサーバーのどのフォルダ階層に何件ずつ存在するかを教えてくれます。
社内情報の場合、フォルダーは、部署ごとであったり、プロジェクトごとであったり、何かしらの意味をもった形で階層化、構成されていることが多いはずです（厳密に運用されていないにしても、ある程度察しがつくでしょう）。
ですので、探している内容に関する文書がどこに保存されているのか、フォルダーの場所を知ることは、文書を特定する上でも、新たな情報源の存在に気づく上でもとても重要です。

実際Goldfireを使っているユーザからは、「目当ての文書を探すのに、今まではサーバーのどこを探せばよいか分からなかったが、Goldfireを使ったら、自分が探している文書や関連情報が、どことどこにあるのかがすぐに分かった」、「Goldfireで検索してみたら、ここにあるはずだと思っていたプロジェクトだけでなく、思ってもいなかったプロジェクトでも類似の案件があり、そこに参考になる文書があることに気づくことができた」、という話をよく聞きます。

さらに、Goldfireは、文書の更新時期や、ファイルの種類、文書の著者、文書の中で言及されている組織や部門名など、探している文書を特定するための様々な手がかりを抽出し、それらによって検索結果を絞り込むことができます。例えば、「あのプロジェクトはたしか何年くらい前だったはずだ」、「あのプロジェクトには、あの部署やあの人が関わっていたはずだ」、のように、社内情報であればこそ推測できる事柄も多々あるはずです。Goldfireでは、そうしたユーザ側が持っている”探すためのヒント”をうまく活用しながら、ドキュメントを探すことができます。

”ナレッジを探す”

つぎに、Goldfireで”ナレッジを探す”シチュエーションを見てみましょう。
ナレッジを探す上でのGoldfireの大きな特長は、ナレッジを直接探せること、そしてエンジニアであれば”知りたい・知るべき多様な情報・ナレッジ”を、Goldfireは自動的に検索して、さらにナレッジのカテゴリーごとに分類整理して提示してくれることです（この機能を「ナレッジナビゲータ」と呼んでいます）。

Goldfireを利用することで、特定の情報やナレッジを直接探せるだけでなく、あなたの会社（組織）の中に、どのような種類のナレッジがあるのか、”知識の土地勘”を短時間で獲得することができます。

例えば「高吸水性樹脂」というクエリで検索を実行すると、Goldfireは数秒のうちに、

• 高吸水性樹脂の種類、
• 利点・欠点、
• 使われている用途や場所、
• 製造方法や条件、
• 高吸水性樹脂の機能や効果、など

予め定義されている数十種類の切り口で、貴社の社内のナレッジを自動的に抽出し、カテゴリー毎に分類整理して表示してくれます。

このように、Goldfireでは、社内には「高吸水性樹脂」についてどのような情報や知見があるかの「ナレッジの全体像」を俯瞰して、さらにそこから様々な切り口で（例えば、高吸水性樹脂の吸水速度を速めるにはどのような方法があるか、など）、「高吸水性樹脂」に関する個々のナレッジやノウハウを掘り下げて調査することができます。

”キーマンを探す”

”キーマンを探す”シチュエーションでは、まずは情報やナレッジを探したい領域（技術、課題など）に関して知見のある人がいるかを探すこと、次に「そうした人がどのような技術を開発してきたかや課題を解決してきたか」を知ることが大切です。

社内のキーマンにコンタクトして話を聞くにしても、その人が今までどのようなことに取り組んできたかを知らずにアプローチするのと、そうしたことを頭に入れてからアプローチするのでは、アプローチされた側からしてみても、適格な情報やアドバイスを提供できるかできないかが違ってくるでしょう。

Goldfireでは、例えば「高吸水性樹脂」というクエリで検索すると、関連する文書情報からその著者名や、文書の中で参照されている人の名前、組織（部門）の名前といった情報を抽出します。
さらに、それらの人名や組織名で検索結果を絞り込み、そうした人や部門にどのようなナレッジがあるかを整理し分類して表示してくれるので、話を聞きたいキーマンやキー部門が、その事柄に関して今までどのような取り組みをしてきたかを、短時間で知ることができます。

今回のコラムでは、社内のナレッジ・情報を探すときの３つのシチュエーション（ドキュメントを探す、ナレッジを探す、キーマンを探す）という視点から、それぞれの課題とGoldfireがどのように活用できるかをご紹介しました。

Goldfireによる社内ナレッジ共有、再利用の促進については、下記のGoldfire活用Webセミナー（無料）の「Goldfireによる社内ドキュメント・ナレッジ探索」編でご紹介しています。是非ご参加ください。
またGoldfireの知識検索ソリューションの概要を紹介する資料も、下記リンクよりダウンロードできます。

鹿倉＠アイデア

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